Ákvörðunarsamsetning Eisenhower: Hvernig á að greina á milli brýnna og mikilvægra verkefna og ná raunverulegum framförum í lífi þínu

Ákvörðunarsamsetning Eisenhower: Hvernig á að greina á milli brýnna og mikilvægra verkefna og ná raunverulegum framförum í lífi þínu

Finnst þér stundum að þú eyðir öllum tíma þínum í að stjórna kreppum? Að lífi þínu sé í grundvallaratriðum varið til að slökkva á hvern orðtækan eld eftir annan?

Í lok dags finnst þér þú vera alveg sappaður og tæmdur af orku, en getur samt ekki bent á neitt sem þú náðir af raunverulegri þýðingu?

Já?

Þá ert þú, vinur minn, líklega að rugla saman brýnu og mikilvægu.

Við höfum áður talað um margaleiðtoga sem hægt er að fá úr lífi Dwight D. Eisenhower. Í dag ætlum við að tala um annað - meginreglu sem leiðbeindi honum í gegnum allan hans, afar farsæla feril sem hershöfðingi og forseti:

„Það sem er mikilvægt er sjaldan brýnt og það sem er brýnt er sjaldan mikilvægt.



Hér að neðan skoðum við muninn sem Ike gerði á þessum tveimur mjög mismunandi hlutum og kannum hvernig skilningur á „Eisenhower ákvörðunarreglunni“ getur hjálpað þér að verða maðurinn sem þú vilt vera.

Munurinn á brýnu og mikilvægu

Brýntþýðir að verkefni krefst tafarlausrar athygli. Þetta eru verkefnin sem hrópa „núna!“ Brýn verkefni setja okkur íviðbrögðham, einn merktur af vörn, neikvæðum, flýti og þröngt einbeitt hugarfar.

Mikilvægtverkefni eru hlutir sem stuðla að langtímaverkefni okkar, gildum og markmiðum. Stundum eru mikilvæg verkefni einnig brýn, en venjulega eru þau það ekki. Þegar við einbeitum okkur að mikilvægri starfsemi starfum við ímóttækilegurham, sem hjálpar okkur að vera rólegur, skynsamlegur og opinn fyrir nýjum tækifærum.

Þetta er frekar innsæi greinarmun en samt sem áður lendum við flest í þeirri gildru að trúa því að öll brýn starfsemi sé einnig mikilvæg. Þessi tilhneiging á líklega rætur í þróunarsögu okkar; forfeður okkar einbeittu sér meira að skammtímaáhyggjum en langtímaáætlun, þar sem tilhneiging til tafarlausrar áreitis (eins og hleðslusnúður köttur) gæti þýtt muninn á lífi og dauða.

Nútíma tækni (sólarhringsfréttir, Twitter, Facebook, textaskilaboð) sem stöðugt sprengja okkur með upplýsingum hefur aðeins aukið þetta djúpt rótgróna hugarfar. Örvandi framleiðandi tækni okkar lítur á allar upplýsingar sem jafn brýnar og brýnar. Twerk-hlið Miley Cyrus fær sama vægi og mikilvægar stefnumótandi umræður í DC.

Við erum,eins og rithöfundurinn Douglas Rushkoff fullyrðirupplifa „núverandi áfall“-ástand þar sem „við lifum í samfelldu, alltaf„ núna ““ og missum tilfinninguna fyrir langtíma frásögn og stefnu. Í slíku ástandi er auðvelt að missa sjónar á greinarmuninum á því sem er raunverulega mikilvægt og aðeins brýnt.

Afleiðingar þessarar forgangsblindu eru bæði persónulegar og samfélagslegar. Í okkar eigin lífi þjáumst við af kulnun og stöðnun og á breiðara stigi getur menning okkar ekki leyst raunverulega mikilvæg vandamál okkar tíma.

The Eisenhower Decision Matrix

Viðskiptahugsuðurinn Stephen Covey vinsældaði ákvörðunarreglu Eisenhower í bók sinni,7 venjur mjög áhrifaríks fólks.Í þeirri bók bjó Covey til ákvarðanafylki til að hjálpa einstaklingum að gera greinarmun á því hvað er mikilvægt og ekki mikilvægt og það sem er brýnt og ekki brýnt. Fylkið samanstendur af ferningi sem skipt er í fjóra kassa, eða ferninga, merktir þannig: 1) Brýn/mikilvæg, 2) Ekki brýn/mikilvæg, 3) Brýn/ekki mikilvæg og 4) Ekki brýn/ekki mikilvæg:

Eisenhower ákvörðun fylki brýn mikilvæg.

Hér að neðan förum við í smáatriðum um hvern fjórðung og útskýrum í hverjum þeim við ættum að eyða mestum tíma okkar í ef við viljum vera okkar besta og fá sem mest út úr lífi okkar.

Fjórðungur 1: Brýn og mikilvæg verkefni

Verkefni fjórðungs 1 eru bæði brýn og mikilvæg. Þetta eru verkefni sem krefjast tafarlausrar athygli okkar og vinna einnig að því að uppfylla langtímamarkmið okkar og verkefni í lífinu.

Verkefni fjórðungs 1 samanstanda venjulega af kreppum, vandamálum eða tímamörkum.

Hér eru nokkur ákveðin dæmi um brýn og mikilvæg verkefni:

  • Ákveðin tölvupóst (gæti verið atvinnutilboð, tölvupóstur fyrir nýtt viðskiptatækifæri sem krefst tafarlausra aðgerða osfrv.)
  • Skilafrestur á ritgerðartíma
  • Skattafrestur
  • Eiginkona á bráðamóttöku
  • Bíll vél slokknar
  • Húsverk
  • Þú færð hjartaáfall og lendir á sjúkrahúsi
  • Þú færð símtal frá skólastjóra barnsins þíns og segir að þú þurfir að koma á fund um hegðun hans

Með smá skipulagningu og skipulagi er hægt að gera mörg verkefni á fyrsta ársfjórðungi skilvirkari eða jafnvel útrýma þeim beint. Til dæmis, í stað þess að bíða til síðustu mínútu með að vinna að ritgerð (þannig að breyta því í brýnt verkefni), gætirðu tímasett tíma þinn þannig að þú sért búinn með blaðið með viku fyrirvara. Eða í stað þess að bíða eftir að eitthvað í húsinu þínu falli í sundur og þurfi að laga, geturðu fylgst meðáætlun um reglulegt viðhald.

Þó að við munum aldrei geta útrýma aðkallandi og mikilvægum verkefnum að fullu, getum við dregið verulega úr þeim með dálítilli virkni og með því að eyða meiri tíma í Quadrant 2.

Sem leiðir okkur auðvitað að…

Fjórðungur 2: Ekki brýn en mikilvæg verkefni

Verkefni í fjórðungi 2 eru aðgerðirnar sem hafa ekki brýnan frest en hjálpa þér engu að síður að ná mikilvægum persónulegum, skóla- og vinnumarkmiðum þínum sem og hjálpa þér að uppfylla heildarverkefni þitt sem karlmaður.

Verkefni Q2 miðast venjulega við að styrkja sambönd, skipuleggja framtíðina og bæta sjálfan þig.

Hér eru nokkur ákveðin dæmi um ekki brýn en mikilvæg verkefni:

Samkvæmt Covey,við ættum að leitast við að eyða mestum tíma okkar í starfsemi Q2, þar sem það eru þeir sem veita okkur varanlega hamingju, uppfyllingu og árangur. Því miður eru nokkrar lykiláskoranir sem hindra okkur í að fjárfesta nægan tíma og orku í verkefni Q2:

  • Þú veist ekki hvað er raunverulega mikilvægt fyrir þig.Ef þú hefur ekki hugmynd um hvaða gildi og markmið skipta þig mestu máli þá veistu augljóslega ekki í hvaða hlutum þú ættir að eyða tíma þínum í að ná þeim markmiðum! Í staðinn muntu festa þig við hvaða áreiti og verkefni sem eru brýnust. Ef þér líður eins og þig vanti lífsins verkefni eða ert ekki viss um hvaða grunngildi þín eru, þá mæli ég eindregið með því að þú lesir greinar okkar umað þróa lífsáætlunsem ogskilgreina grunngildi þín.
  • Núverandi hlutdrægni.Eins og nýlega hefur verið rætt um þá höfum við öll tilhneigingu til að einbeita okkur að því sem er mest aðkallandi um þessar mundir. Að gera það er sjálfgefinn háttur okkar. Það er erfitt að fá hvatningu til að gera eitthvað þegar það er enginn frestur yfirvofandi yfir höfuð okkar. Brottför frá þessari fallback stöðu tekurviljastyrkog sjálfsaga-eiginleikar sem koma ekki af sjálfu sér og verða að vera ræktaðir og tjáðir með virkum hætti.

Vegna þess að starfsemi á öðrum ársfjórðungi er ekki að þrýsta á athygli okkar, höldum við þeim venjulega að eilífu í brennidepli lífs okkar og segjum sjálfum okkur: „Ég kemst að þeim hlutum‘ einhvern tíma ’eftir að ég hef séð um þetta brýna efni. Við hættum meira að segja við að finna út hvað er mikilvægast í lífinu, sem viðheldur auðvitað aðeins hringrás þar sem allt sem við sjáum um eru brýnustu verkefnin á listanum okkar.

En „einhvern tímann“ mun aldrei koma; ef þú ert að bíða eftir að gera mikilvægu hlutina þar til áætlun þín skýrist aðeins, treystu mér þegar ég segi að það geri það ekki. Þér mun alltaf líða eins upptekið og þú ert núna og ef eitthvað er þá verður lífið bara annasamara eftir því sem þú eldist (að minnsta kosti þar til þú lætur af störfum).

Til að sigrast á innbyggðri hlutdrægni okkar sem kemur í veg fyrir að við einbeitum okkur að fjórðungs 2 starfsemi verðum við að lifa lífi okkarviljandi og fyrirbyggjandi. Þú getur ekki stjórnað lífi þínu í sjálfgefinni stillingu. Þú verður að ákveða meðvitað: „Ég ætla að gefa mér tíma fyrir þessa hluti til að koma helvíti eða háu vatni.

Fjórðungur 3: Brýn og ekki mikilvæg verkefni

Verkefni fjórðungs 3 eru aðgerðir sem krefjast athygli okkar núna (brýnt), en hjálpa okkur ekki að ná markmiðum okkar eða uppfylla verkefni okkar (ekki mikilvægt). Flest verkefni á þriðja ársfjórðungi eru truflanir frá öðru fólki og fela oft í sér að hjálpa þeim að uppfylla eigin markmið og uppfylla eigin forgangsröðun.

Hér eru nokkur dæmi um starfsemi Quadrant 3:

  • Símtöl
  • Texta skilaboð
  • Flest tölvupóst (sum tölvupóstur gæti verið brýn og mikilvægur)
  • Vinnufélagi sem kemur við skrifborðið á besta tíma þínum til að biðja um greiða
  • Beiðni frá fyrrverandi starfsmanni um að skrifa meðmælabréf fyrir hans hönd (það er líklega mikilvægt fyrir hann, en við skulum horfast í augu við það, það er líklega ekki svo mikilvægt fyrir þig)
  • Mamma kemur fyrirvaralaust inn og vill fá aðstoð þína við húsverk

Samkvæmt Covey eyða margir mestum tíma sínum í verkefni þriðja ársins, meðan þeir halda að þeir séu að vinna á fyrsta ársfjórðungi. Vegna þess að verkefni þriðja ársins hjálpa öðrum, þeir gera það örugglegafinnstmikilvægt. Auk þess eru þau líka venjulega áþreifanleg verkefni, en þeim lýkur ánægju sem fylgir því að athuga eitthvað af listanum þínum.

En þótt verkefni þriðja ársfjórðungs geti verið mikilvæg fyrir aðra, þá eru þau ekki mikilvægþú. Þeir eru ekki endilega slæmir en þeir þurfa að vera í jafnvægi við starfsemi þína á 2. ársfjórðungi. Annars endarðutilfinningeins og þú sért að gera mikið frá degi til dags, en áttar þig að lokum á því að þú ert í raun ekki að ná framförum í eigin langtímamarkmiðum. Þetta er uppskrift að persónulegri gremju og gremju gagnvart öðru fólki.

Karlar sem eyða mestum tíma sínum í að vinna að brýnum en ekki mikilvægum verkefnum þjást oft af „Nice Guy heilkenni“ og vilja stöðugt þóknast öðrum á kostnað eigin hamingju.

Ef þetta ert þú þá er lausnin einföld:Vertu staðfastariog byrja að ákveða (en kurteislega)segðu nei við flestum beiðnum.

Fjórðungur 4: Ekki brýn og ekki mikilvæg verkefni

Starfsemi fjórðungs 4 er ekki aðkallandi og er ekki mikilvæg. Þeir eru það sem ég vil kalla „dikkað“ athafnir. Starfsemi fjórða ársins er ekki aðkallandi né hjálpar þeim þér að ná langtímamarkmiðum eða uppfylla verkefni þitt sem karlmaður. Þeir eru fyrst og fremst truflun.

Sértæk dæmi um ekki brýn og ekki mikilvæg verkefni eru:

  • Horfa á sjónvarp
  • Vafalaust vafra um vefinn
  • Spila tölvuleiki
  • Skrunað í gegnum Facebook, Twitter, Instagram
  • Fjárhættuspil
  • Verslunarferðir

Ég held að ef við flest gerðum tímaúttekt á okkur sjálfum þá myndum við komast að því að við eyðum óeðlilega miklum tíma í starfsemi fjórða ársins. Ég er viss um að flest okkar eiga þessi „ég er að sóa lífi mínu“ augnablikum eftir að við höfum eytt tímum í að vafra um netið og áttað okkur á því að við hefðum getað notað þann tíma til að sækjast eftir enn göfgaðri lífsmarkmiðum okkar. Nei? Þetta er bara ég? Dang.

Sem raunsæismaður held ég að þú þurfir ekki að útrýma starfsemi fjórða ársins að öllu leyti úr lífi þínu. Eftir sérstaklega erilsaman og annasaman dag, að vafra um internetið eða horfa á uppáhalds sjónvarpsþátt í hálftíma er nákvæmlega það sem heilinn þarf til að þjappa niður.

Í stað þess að miða að því að losa þig alveg við verkefnin sem eru ekki aðkallandi og ekki mikilvæg, reyndu aðeins að eyða mjög takmörkuðum tíma í þau. 5% eða minna af vökutíma þínum er gott markmið.

Vertu eins og Ike; Eyddu meiri tíma í mikilvæg verkefni

Í núverandi áfallaheimi okkar er hæfni til að sía merki frá hávaða eða gera greinarmun á því sem er brýnt og það sem er raunverulega mikilvægt, nauðsynleg færni.

Áskorun mín til þín í þessari viku er að beita Eisenhower Decision Matrix á eins marga þætti lífs þíns og þú getur. Þegar þú stendur frammi fyrir ákvörðun skaltu hætta og spyrja sjálfan þig: „Er ég að gera þetta vegna þess að það er mikilvægt eða er ég að gera það vegna þess að það er bara brýnt?

Ég lofa því þegar þú eyðir mestum tíma þínum í að vinna ekki aðkallandi en mikilvæg verkefni, þá finnur þú fyrir endurnýjaðri ró, stjórn og æðruleysi í lífi þínu. Þér mun líða eins og þú sért að taka raunverulegum framförum. Með því að fjárfesta tíma þinn í áætlanagerð/skipulagningu Q2 geturðu komið í veg fyrir og útrýmt mörgum kreppum og vandamálum fyrsta ársfjórðungs, jafnað beiðnir Q3 og eigin þarfir þínar og virkilega notið grænmetis Q4, vitandi að þú hefur unnið afganginn. Með því að gera verkefni Q2 að forgangsverkefni þínu, óháð neyðartilvikum, pirringi eða tímamörkum sem þú ert með, muntu hafa andlegt, tilfinningalegt og líkamlegt til að bregðast jákvætt við, frekar en að bregðast við vörn.

Tæki til að hjálpa þér

Til að hjálpa þér að nota Eisenhower Decision Matrix mælum við með að þú skoðir eftirfarandi tæki.

Eisenhower forrit.Þetta er iPhone app sem gerir þér kleift að skipuleggja verkefni þitt auðveldlega í samræmi við Eisenhower Decision Matrix. Ég fékk tækifæri til að leika mér aðeins með það og líkaði vel við það sem ég sá. Hef ekki fundið neitt svipað fyrir Android.

Sæktu vinnublað Eisenhower Decision Matrix.Ég bjó til snilldar litla PDF af Eisenhower Decision Matrix sem hægt er að hlaða niður ókeypis. Prentaðu eina út í kvöld og settu 30 mínútur til hliðar til persónulegrar íhugunar. Gerðu lista yfir þau verkefni sem þú eyðir mestum tíma þínum í og ​​úthlutaðu þeim á viðeigandi fjórðung í fylkinu. Með því að gera það mun þú fá grófa hugmynd um hvort þú eyðir tíma í starfsemi sem er í raun mikilvæg.

Þegar þú hefur gert það skaltu hugsa um leiðir til að draga úr þeim tíma sem þú eyðir í verkefni Q1, Q3 og Q4 og auka tíma sem þú eyðir í starfsemi Q2.